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O ideal de todo software é que ele seja flexível, adaptando-se as necessidade de cada cliente. Porém, é comum encontrar no mercado muitas empresas que se perderam entre as diversas customizações, e não conseguem mais encontrar o “caminho de volta”. Isto porque, toda vez que customizamos, mudamos o código-fonte, o DNA de funcionamento do software. Assim, quanto mais se altera, maior o risco do software perder a funcionalidade e operatividade.

Outro ponto de risco no abuso das customizações é por conta das mudanças legais. As necessidades para cumprimento da legislação se altera constantemente. Muitas vezes, a adequação das empresas às novas normas exige que o sofware seja adaptado para cumprir um padrão de envio, por exemplo. Exemplos destas alterações aconteceram com a implementação do eFiscal, eContábil, o eSocial e a Nota Fiscal Eletrônica. Uma empresa que foge muito do comum, com um software e um processo desenvolvido com exclusividade demasiada, tende a sofrer mais para cumprir estas exigências legais.

Quando falamos em customização, automaticamente o radical da palavra nos remete a pensar em CUSTO. Por isso, é muito importante o cliente saber equilibrar o padrão com o customizado, tomando cuidado para que as customizações não virem uma “bola de neve”, em termos de custo e funcionalidade do software adquirido.

2016 não foi um ano fácil em nenhum setor e no mercado de software não poderia ser diferente. As empresas estão segurando orçamento para mudanças de fornecedores, o ciclo de venda é muito mais longo e as aprovações de investimento mais criteriosas. Mas o que poderia ser retração, pode virar oportunidade.

Apesar de que, majoritariamente, cortar novos investimentos é sempre um dos primeiros pensamentos quando vislumbramos tempos difíceis futuros, nem todas as empresas pensam assim. Um dos grandes álibis das empresas de software é oferecer aos clientes mais segurança e controle, justamente quando o mercado não está mais oferecendo essas condições. Até porque em tempos áureos, onde os lucros são fáceis, alguma “falta de controle” dos processos é tolerável. Porém, em crise, quando o mercado é competitivo e o lucro disputado e escasso, o bom resultado da empresa depende um bom controle interno.

De acordo com pesquisa divulgada pela revista BITMagazine, em 2016, o Brasil totalizou o ano com US$ 27 bilhões em investimentos em software e serviços, ficando em oitavo lugar no ranque mundial. Isso revela que o empresário brasileiro sabe que organizar a casa e investir em um bom ERP pode, não só garantir a estabilidade em momentos de turbulência, como também impulsionar a operosidade para aumentar as vendas e continuar o crescimento.

Quem trabalha na área tributária, sabe que é nos primeiros meses do ano que tem um acúmulo maior de trabalho, e é justamente nesta época que as alterações tributárias aprovadas no ano anterior passam a ter vigência.

Para 2017, temos alterações nas alíquotas do ICMS nas vendas interestaduais, a fixação de uma alíquota mínima para o ISS e a proibição da isenção deste imposto pelos municípios, a entrada de diversas categorias de serviços na obrigatoriedade do ISS, alteração da tabela TIPI do IPI, a implementação das novas normas da portaria RFB 1.714/16, que insere parâmetros para que as pessoas jurídicas passem a ser submetidas ao acompanhamento econômico-tributário especial, novos procedimentos da NF-e, a temida entrada do “Bloco K” para controle contábil, entre outros – enfim, como todos os anos, temos dezenas ou centenas de conjuntos de alterações. Além disto, as empresas ainda tem que se preocupar com as obrigações usuais – SPED fiscal e contábil, DCTF, impostos mensais, e os trimestrais, como IRPJ e CSLL.

Por isso, para melhor controle, menos risco e mais compliance, as 4 dicas de especialistas para programar-se melhor são: Armazene corretamente suas Notas, Estabeleça Rotinas, Deixa as Planilhas para Trás e Invista em um Software de Gestão (para terceirizar a responsabilidade e acompanhamento de todas estas atualizações, automatizar processos e ganhar produtividade, organizar a gestão fiscal e evitar prejuízos futuros e gerenciar com eficiência e informações agrupadas para melhores tomadas de decisões).

Assim como acontece em nossas vidas, as empresas esperam a virada de ano para planejarem o rumo do negócio, de modo a se posicionar de maneira forte no ambiente que está por vir. Por isso, esse período que abrange de dezembro a fevereiro é o mais indicado para fazer um “checkup” da companhia e determinar metas para o ano que está por vir.

Podemos definir o planejamento em dois grandes pilares. O Planejamento Estratégico, no qual serão feitas reflexões sobre os acontecimentos do ano que passou, discussões sobre os pontos aprendidos, avaliação dos rumos que a empresa tomou, pontos fortes e fracos da companhia e da concorrência, vislumbrar novas oportunidades de negócio; e o Planejamento Tático, para definição de nova metas e métricas concretas e consequentes planos de ação, a exemplo de definição de budget do ano para cada área, metas de vendas, capacity da produção, planejamento de headcount, treinamentos para engajamento dos funcionários, aquisição de novos sistemas de automação e implantação de um ERP.

Resumidamente, o corpo diretivo da empresa define a estratégia para o próximo ano, e daí se desenrolam os planos táticos, com metas, objetivos e planos de ação, para que esta estratégia se concretize. Para definir-se o que será feito, deve-se estabelecer por QUEM e por QUANTO. E é daí que são feitas as metas individuais e de equipe.

As empresas costumam automatizar processos isolados e ainda, a maioria delas, não compreende a importância da integração das soluções. Elas podem, por exemplo, ter um sistema de geração de nota fiscal, outro software para área de compras e outro para o setor produtivo.

A comparação da soma das mensalidades de manutenção dos diferentes softwares isolados, frente ao custo de uma mensalidade de um ERP completo e integrado, é irreal e muitas vezes injusta. Isto porque, para esta comparação, temos que considerar o TCO (Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade).

O TCO leva em consideração custos visíveis – como mensalidade das plataformas múltiplas, custos ocultos – a exemplo de manutenções não programadas, instalações adicionais, headcount excessivo por conta de menor produtividade, e custos de risco -. perda de dados no momento da transferência das informações de um sistema para outro, falta de inshgts de maneira ágil e precisa, dificuldade de cruzar dados estratégicos, maior risco de compliance por ter que atualizar diversos sistemas fragmentados ao invés de um único.